Chính sách Quyền riêng tư này mô tả cách CÔNG TY CỔ PHẦN TIXIMAX (“Tiximax”, “chúng tôi”) thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ thông tin khi bạn sử dụng ứng dụng Tiximax Warehouse Scanner (“Ứng dụng”).
Đây là ứng dụng NỘI BỘ, chỉ dành cho nhân viên kho của Tiximax. Ứng dụng không có chức năng tự đăng ký; tài khoản do Công ty cấp và quản lý. Người không có tài khoản do Công ty cấp không thể sử dụng bất kỳ chức năng nào.
Việc bạn đăng nhập và sử dụng Ứng dụng đồng nghĩa với việc bạn đồng ý với các nội dung được quy định trong Chính sách này.
Thông tin đơn vị vận hành
Tên pháp lý: CÔNG TY CỔ PHẦN TIXIMAX
Địa chỉ: No. 65, Street No. 9, Van Phuc Residential Area, Hiep Binh Ward, Ho Chi Minh City
Trong quá trình bạn sử dụng Ứng dụng, chúng tôi có thể thu thập các nhóm dữ liệu sau.
2.1. Thông tin tài khoản nhân viên
Tên đăng nhập
Mật khẩu (chỉ dùng để xác thực với máy chủ, không lưu trên thiết bị)
Họ và tên
Mã nhân viên
Vai trò và trạng thái làm việc
Email công việc (nếu có)
Bộ phận và kho làm việc (nếu có)
2.2. Dữ liệu nghiệp vụ kho
Mã vận đơn, mã kiện, mã thùng
Kích thước kiện hàng (dài, rộng, cao) và cân nặng
Số lượng hàng hoá
Thông tin đơn hàng liên quan đến kiện
Thời điểm thao tác và nhân viên thực hiện
2.3. Hình ảnh và video
Ảnh tình trạng kiện hàng chụp qua camera thiết bị
Video đồng kiểm (khi nhân viên bật tính năng này)
Ảnh kiện hàng được chọn từ thư viện ảnh của thiết bị
Hình ảnh và video chỉ ghi lại HÀNG HOÁ nhằm làm bằng chứng tình trạng kiện hàng, không nhằm mục đích chụp hay nhận diện con người.
Trên thiết bị iOS, hệ điều hành thu kèm âm thanh khi quay video đồng kiểm và không thể tắt từ phía ứng dụng. Âm thanh đó là một phần của tệp video, được lưu và xoá cùng video, và không được tách ra hay xử lý riêng. Trên thiết bị Android, ứng dụng chặn hẳn quyền ghi âm nên video đồng kiểm không có tiếng.
2.4. Thông tin kỹ thuật tự động
Mã định danh cài đặt do thư viện cập nhật phần mềm sinh ra ngẫu nhiên cho mỗi lượt cài đặt (không gắn với danh tính cá nhân)
Phiên bản ứng dụng và nền tảng thiết bị
Trạng thái kết nối mạng
2.5. Thông tin chúng tôi KHÔNG thu thập
Vị trí địa lý (GPS)
Bản ghi âm riêng lẻ — Ứng dụng không có chức năng ghi âm nào tách rời khỏi video đồng kiểm (xem mục 2.3)
Danh bạ, tin nhắn, nhật ký cuộc gọi
Lịch sử duyệt web
Thông tin tài chính, thanh toán, tài khoản ngân hàng
Dữ liệu sức khoẻ hoặc sinh trắc học
Danh sách các ứng dụng khác trên thiết bị
Ứng dụng KHÔNG có quảng cáo, KHÔNG bán dữ liệu và KHÔNG sử dụng bất kỳ công cụ theo dõi hành vi nào (không Google Analytics, không Firebase Analytics, không mạng quảng cáo).
3. Mục đích sử dụng thông tin
Thông tin được thu thập nhằm phục vụ các mục đích sau:
Xác thực đăng nhập và duy trì phiên làm việc
Phân quyền chức năng theo vai trò nhân viên
Ghi nhận hàng hoá nhập kho theo quy trình nghiệp vụ
Đóng gói kiện vào thùng và quản lý thùng hàng
In tem nhận diện cho kiện và thùng
Đồng bộ dữ liệu kho lên hệ thống quản lý của Công ty
Truy vết trách nhiệm nghiệp vụ: xác định nhân viên nào đã xử lý kiện hàng nào, vào thời điểm nào
Làm bằng chứng tình trạng hàng hoá khi phát sinh khiếu nại hư hỏng hoặc thiếu hàng
Phát hiện và ngăn chặn truy cập trái phép, bảo đảm an toàn hệ thống
Phân phối bản cập nhật phần mềm tới thiết bị
Cải thiện chất lượng ứng dụng
4. Quyền truy cập trên thiết bị
Ứng dụng yêu cầu một số quyền truy cập trên thiết bị nhằm phục vụ các chức năng cụ thể.
4.1. Camera
Quét mã vạch trên kiện hàng để tra cứu thông tin đơn hàng
Chụp ảnh tình trạng kiện hàng
Quay video đồng kiểm (khi tính năng được bật)
4.2. Quyền truy cập thư viện ảnh (Đọc)
Chọn ảnh kiện hàng đã chụp sẵn trên thiết bị
4.3. Kết nối Internet và trạng thái mạng
Đồng bộ dữ liệu với máy chủ
Phát hiện mất mạng để chuyển sang chế độ làm việc ngoại tuyến
Nhận bản cập nhật phần mềm
4.4. Rung
Phản hồi rung khi quét mã thành công hoặc thất bại
4.5. Bluetooth
Tìm và kết nối máy in tem cầm tay để in tem kiện hàng
Quyền này KHÔNG được dùng để xác định vị trí thiết bị
4.6. Microphone (chỉ trên iOS)
Hệ điều hành iOS bắt buộc phải có quyền này khi quay video đồng kiểm, vì nó thu kèm âm thanh vào tệp video
Ứng dụng không dùng microphone cho bất kỳ chức năng nào khác. Trên Android, quyền ghi âm bị chặn hoàn toàn
Bạn có thể từ chối hoặc thu hồi các quyền trên trong phần cài đặt của thiết bị. Việc từ chối cấp quyền camera sẽ khiến chức năng quét mã và chụp ảnh kiện hàng không hoạt động. Từ chối quyền Bluetooth chỉ làm mất chức năng in tem; các chức năng còn lại vẫn dùng bình thường.
5. Chia sẻ thông tin
Chúng tôi không bán, không cho thuê và không trao đổi thông tin cá nhân cho bất kỳ bên thứ ba nào vì mục đích thương mại hay quảng cáo. Thông tin chỉ được chia sẻ trong các trường hợp cần thiết sau.
5.1. Nhà cung cấp hạ tầng kỹ thuật
Các đơn vị sau xử lý dữ liệu thay mặt chúng tôi, thuần tuý để Ứng dụng vận hành:
Máy chủ và cơ sở dữ liệu của Tiximax — lưu trữ dữ liệu nghiệp vụ và hình ảnh
Amazon Web Services (S3) — lưu trữ video đồng kiểm
Expo (EAS Update) — phân phối bản cập nhật phần mềm từ xa; nhận mã định danh cài đặt, phiên bản ứng dụng và loại nền tảng
5.2. Trường hợp pháp luật yêu cầu
Chúng tôi có thể cung cấp thông tin khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoặc khi cần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, người dùng và hệ thống.
6. Lưu trữ và bảo mật dữ liệu
Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật phù hợp để bảo vệ dữ liệu, bao gồm:
Mã phiên đăng nhập được lưu dưới dạng mã hoá bằng kho bảo mật của hệ điều hành (Android Keystore)
Mật khẩu không được lưu trên thiết bị
Toàn bộ dữ liệu truyền giữa Ứng dụng và máy chủ đều đi qua giao thức HTTPS/TLS
Kiểm soát quyền truy cập nội bộ hệ thống theo vai trò nhân viên
Bảo vệ máy chủ và cơ sở dữ liệu bằng các biện pháp bảo mật phù hợp
Dữ liệu lưu tạm trên thiết bị
Kho hàng thường có sóng yếu, nên dữ liệu kiện hàng chờ đồng bộ được lưu tạm trong cơ sở dữ liệu cục bộ của Ứng dụng để nhân viên không bị gián đoạn công việc. Ảnh tạm sẽ tự động xoá khỏi thiết bị ngay sau khi đồng bộ lên máy chủ thành công.
Tuy nhiên, không tồn tại phương thức truyền tải hoặc lưu trữ dữ liệu nào có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối.
7. Thời gian lưu trữ dữ liệu
7.1. Dữ liệu tài khoản nhân viên
Được lưu trong suốt thời gian nhân viên làm việc và sử dụng Ứng dụng. Khi nhân viên chấm dứt lao động, tài khoản sẽ bị vô hiệu hoá.
7.2. Chứng từ kho và hình ảnh kiện hàng
Dữ liệu nghiệp vụ kho, hình ảnh và video kiện hàng là chứng từ phục vụ hoạt động kho vận và kế toán, được lưu giữ theo quy định của Luật Kế toán Việt Nam và Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
Thời gian lưu trữ thông thường: từ 5 đến 10 năm
Các dữ liệu này vẫn có thể được giữ lại sau khi tài khoản nhân viên đã bị vô hiệu hoá.
7.3. Xoá hoặc ẩn danh dữ liệu
Khi dữ liệu không còn cần thiết cho việc vận hành và không còn nghĩa vụ pháp lý phải lưu giữ, dữ liệu sẽ được xoá vĩnh viễn hoặc ẩn danh theo quy trình nội bộ.
8. Quyền của người dùng
Ứng dụng không có chức năng tự đăng ký tài khoản. Tài khoản nhân viên do Công ty cấp, quản lý và thu hồi.
Nhân viên có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình:
Được biết dữ liệu cá nhân nào của mình đang được lưu trữ
Yêu cầu đính chính thông tin cá nhân không chính xác
Yêu cầu xoá tài khoản và dữ liệu cá nhân liên quan
8.1. Cách gửi yêu cầu xoá tài khoản
Bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách:
Liên hệ trực tiếp bộ phận Công nghệ thông tin của Tiximax
Hoặc gửi email đến global.trans@tiximax.net với tiêu đề “Yêu cầu xoá tài khoản”, kèm theo tên đăng nhập hoặc mã nhân viên
8.2. Quy trình xử lý
Sau khi yêu cầu hợp lệ được xác nhận:
Tài khoản bị vô hiệu hoá
Toàn bộ mã phiên đăng nhập bị thu hồi, người dùng không thể đăng nhập lại
Dữ liệu cá nhân được ẩn danh theo quy trình nội bộ
8.3. Dữ liệu được giữ lại sau khi xoá
Dữ liệu nghiệp vụ kho (mã vận đơn, kích thước, hình ảnh kiện hàng) là chứng từ thuộc sở hữu của Công ty và vẫn được lưu giữ theo quy định pháp luật Việt Nam nêu tại Mục 7, dưới dạng đã tách khỏi danh tính cá nhân.
9. Chính sách đối với trẻ em
Ứng dụng dành cho nhân viên đang làm việc tại Tiximax và không hướng đến người dùng dưới 16 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em. Nếu phát hiện có dữ liệu trẻ em được thu thập trái với quy định, chúng tôi sẽ tiến hành xoá dữ liệu liên quan trong thời gian sớm nhất.
10. Thay đổi chính sách
Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách Quyền riêng tư này theo thời gian nhằm phản ánh thay đổi trong hoạt động của Ứng dụng, trong quy định pháp luật hoặc trong quy trình xử lý dữ liệu.
Mọi thay đổi sẽ được đăng công khai tại URL chính thức của Chính sách này và cập nhật đồng thời trong Ứng dụng. Việc tiếp tục sử dụng Ứng dụng sau khi có cập nhật đồng nghĩa với việc bạn chấp nhận các nội dung thay đổi.
11. Liên hệ
Nếu bạn có câu hỏi, yêu cầu hoặc khiếu nại liên quan đến quyền riêng tư, vui lòng liên hệ:
Địa chỉ: No. 65, Street No. 9, Van Phuc Residential Area, Hiep Binh Ward, Ho Chi Minh City
Privacy Policy
Tiximax Warehouse Scanner application
Last updated: 10/08/2026
1. Introduction
This Privacy Policy describes how CÔNG TY CỔ PHẦN TIXIMAX (“Tiximax”, “we”, “us”) collects, uses, stores and protects information when you use the Tiximax Warehouse Scanner application (the “App”).
This is an INTERNAL application, available only to Tiximax warehouse staff. The App has no self-registration feature; accounts are issued and managed by the Company. Anyone without a company-issued account cannot use any feature of the App.
By signing in and using the App, you agree to the terms set out in this Policy.
Operator information
Legal name: CÔNG TY CỔ PHẦN TIXIMAX
Address: No. 65, Street No. 9, Van Phuc Residential Area, Hiep Binh Ward, Ho Chi Minh City
While you use the App, we may collect the following categories of data.
2.1. Staff account information
Username
Password (used only to authenticate with our server; never stored on the device)
Full name
Staff code
Role and employment status
Work email (if any)
Department and assigned warehouse (if any)
2.2. Warehouse operational data
Tracking codes, parcel codes and box codes
Parcel dimensions (length, width, height) and weight
Item quantities
Order information related to a parcel
Timestamp of each action and the staff member who performed it
2.3. Photos and videos
Photos of parcel condition captured with the device camera
Inspection videos (when a staff member enables this feature)
Parcel photos selected from the device photo library
Photos and videos record GOODS only, as evidence of parcel condition. They are not intended to photograph or identify people.
On iOS devices, the operating system records audio together with the inspection video and this cannot be turned off by the App. That audio is part of the video file: it is stored and deleted with the video, and is never extracted or processed separately. On Android devices the App blocks the audio recording permission entirely, so inspection videos have no sound.
2.4. Automatically collected technical information
An installation identifier randomly generated by the software update library for each installation (not linked to any personal identity)
App version and device platform
Network connectivity status
2.5. Information we do NOT collect
Geographic location (GPS)
Standalone audio recordings — the App has no audio recording feature separate from inspection videos (see section 2.3)
Contacts, messages or call logs
Web browsing history
Financial, payment or bank account information
Health or biometric data
Inventory of other apps installed on the device
The App contains NO advertising, does NOT sell data, and uses NO behavioural tracking tools whatsoever (no Google Analytics, no Firebase Analytics, no ad networks).
3. How we use information
Collected information is used for the following purposes:
Authenticating sign-in and maintaining the working session
Granting feature access according to staff role
Recording incoming goods according to warehouse procedures
Packing parcels into boxes and managing boxes
Printing identification labels for parcels and boxes
Synchronising warehouse data with the Company’s management system
Operational accountability: identifying which staff member handled which parcel, and when
Providing evidence of goods condition when a damage or shortage claim arises
Detecting and preventing unauthorised access, and keeping the system secure
Delivering software updates to the device
Improving the quality of the App
4. Device permissions
The App requests certain device permissions to provide specific features.
4.1. Camera
Scanning barcodes on parcels to look up order information
Taking photos of parcel condition
Recording inspection videos (when the feature is enabled)
4.2. Photo library access (read)
Selecting parcel photos already stored on the device
4.3. Internet connection and network state
Synchronising data with our server
Detecting loss of connectivity in order to switch to offline mode
Receiving software updates
4.4. Vibration
Haptic feedback when a barcode scan succeeds or fails
4.5. Bluetooth
Discovering and connecting to a handheld label printer in order to print parcel labels
This permission is NOT used to determine the location of the device
4.6. Microphone (iOS only)
iOS requires this permission when recording an inspection video, because the system records audio into the video file
The App does not use the microphone for any other purpose. On Android the audio recording permission is blocked entirely
You may decline or revoke these permissions in your device settings. Declining the camera permission will disable barcode scanning and parcel photo capture. Declining Bluetooth only disables label printing; every other function continues to work.
5. Sharing of information
We do not sell, rent or trade personal information to any third party for commercial or advertising purposes. Information is shared only in the following necessary cases.
5.1. Technical infrastructure providers
The following parties process data on our behalf, solely so that the App can operate:
Tiximax servers and databases — storing operational data and images
Amazon Web Services (S3) — storing inspection videos
Expo (EAS Update) — delivering over-the-air software updates; receives the installation identifier, app version and platform type
5.2. Where required by law
We may disclose information upon request from a competent state authority, or where necessary to protect the lawful rights and interests of the business, our users or our systems.
6. Data storage and security
We apply appropriate technical measures to protect data, including:
Session tokens stored encrypted using the operating system’s secure storage (Android Keystore)
Passwords are never stored on the device
All data transmitted between the App and our server travels over HTTPS/TLS
Role-based internal access control
Servers and databases protected by appropriate security measures
Data temporarily held on the device
Warehouses often have weak signal, so parcel data awaiting synchronisation is held temporarily in the App’s local database so staff work is not interrupted. Temporary photos are automatically deleted from the device as soon as they are successfully synchronised to the server.
However, no method of transmission or storage can be guaranteed absolutely secure.
7. Data retention
7.1. Staff account data
Retained for as long as the staff member is employed and uses the App. When employment ends, the account is deactivated.
7.2. Warehouse records and parcel images
Warehouse operational data, parcel photos and videos are records supporting logistics and accounting activities, and are retained in accordance with the Vietnamese Law on Accounting and Decree No. 174/2016/ND-CP.
Typical retention period: 5 to 10 years
This data may still be retained after a staff account has been deactivated.
7.3. Deletion or anonymisation
When data is no longer necessary for operations and no legal obligation to retain it remains, the data is permanently deleted or anonymised under our internal procedures.
8. Your rights
The App has no self-registration feature. Staff accounts are issued, managed and revoked by the Company.
Staff members have the following rights over their personal data:
To know what personal data of theirs is stored
To request correction of inaccurate personal information
To request deletion of their account and related personal data
8.1. How to request account deletion
You may do either of the following:
Contact the Tiximax IT department directly
Or send an email to global.trans@tiximax.net with the subject “Account deletion request”, including your username or staff code
8.2. How requests are processed
Once a valid request is confirmed:
The account is deactivated
All session tokens are revoked and the user can no longer sign in
Personal data is anonymised under our internal procedures
8.3. Data retained after deletion
Warehouse operational data (tracking codes, dimensions, parcel images) are records owned by the Company and remain retained under the Vietnamese legal requirements set out in Section 7, in a form separated from personal identity.
9. Children
The App is intended for people employed at Tiximax and is not directed at users under 16 years of age. We do not knowingly collect data from children. If we discover that children’s data has been collected contrary to this policy, we will delete the relevant data as soon as possible.
10. Changes to this policy
We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in the App’s operation, in applicable law, or in our data handling procedures.
Any changes will be published at the official URL of this Policy and updated in the App at the same time. Continuing to use the App after an update means you accept the changes.
11. Contact
If you have questions, requests or complaints regarding privacy, please contact:
iOS 端末では、立会検品の動画の撮影時に OS が音声も同時に記録します。これはアプリ側で無効にすることができません。音声は動画ファイルの一部であり、動画とともに保存・削除され、単独で取り出したり処理したりすることはありません。Android 端末では録音の権限自体を遮断しているため、立会検品の動画に音声は含まれません。